报价单是商业行为文件，作为供应商给客户的报价载体，经常被用于回复客户询盘。所以作为价格来往的媒介，它已经远远超越其字面的意义，它间接关系到客户对你以及公司的专业度印象，它有着非常深刻的作用——帮你说话。
报价单主要内容包括报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。不同的行业、公司、产品，报价单的具体内容也是不尽相同的。由于它的针对性、完整性和美观性，涉及的内容和注意的事项比较多，所以报价单一定要专业。
对于新人来说，速成确实难以达到很好的效果，还是需要新人耐心研究后设计出适合自己的报价单，这才更加实在。
01
报价前充分准备
不分析市场和客户情况而固守一个价位的报价往往会丧失很多成交机会。
▪ 首先，清楚市场行情和同行价位
平时做好市场跟踪调研，随行就市，切忌随意报价，买卖才有成交的可能。
同时对同行的价格及其供应商、产品优劣势一定要心里有底，这样在报价的时候就不容易陷入被动。
其次，学会对买家和询盘快速分析
报价一般都要快速回复，但不是盲目回复，报价思路混乱。建议收到询盘后花15-30分钟快速分析下询盘和买家（熟练了就很快）。
买家来源及国家经济水平（确定买家大概采购产品档位）买家类型（中间商、商场、终端使用商、网店或者个人等）买家国家对该产品的需求度、国家政策等买家采购/行业经验（采购年限、外贸术语的运用、产品的描述）
通过客户的官网和海关数据以上信息基本很快就能了解完了。了解了客户的购买意愿、真正需求，才能打造出一份好的报价单。
一般：
欧美发达国家市场报价略高，对产品档次要求较高，发展中国家或落后地区报价略低，产品质量方面也要求不高；
对于产品，老款式产品价低，常规产品价位中等，新品略偏上；
终端客户更注重产品的质量，而非价格；对于贸易商，价格或许就是能引起他们兴趣的重要因素。
02
好的报价单具有三种功能
一、提供详细、规范的产品信息
我们绝对不能仅仅是在邮件里报个价这么简单，还要将产品的图片、型号、尺寸、包装、付款方式等等在报价单中体现，这些信息细致全面，一目了然，才能对客户有吸引力。
二、方便客户统计和汇总资料
客户会对来自不同供应商的报价单进行比较筛选并选择入围的目标对象，并将结果递交给决策人。如果你的报价单下载下来就可以用，那么你被选中并且被传阅的概率就大大提高了。
三、方便客户归档，作为备忘再次使用
你的报价单不一定在第一轮采购中获得青睐（别人可能做得比你好），但是只要你被客户选中并归档成为备忘的目标，那么你可能在接下来的采购中成为客户联系的对象。
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制作报价时应注意的格式和细节
1、在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价，公司的优势等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。
2、报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。
３、写明收件人。在报价单开头写上：to 某客户，报价单制作时间和有效期。
４、在报价单抬头部分加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念、口号等，这是用来提升形象、展现专业度的一种方法！
５、如果允许，可以在报价单的第一部分做公司简介，突出优势，例如专业生产多少年，拿到过哪些认证等等，把公司办公室的图片、工厂的图片、车间的图片都放上。切记，凡是出现图片的都要打上水印！
６、制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！
７、介绍产品卖点，告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量，等等。(如果是成套设备请把配件表标注出来)
８、很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，彰显专业！
９、提供至少两种格式的报价单。第一种为 word 文档，这是供客户修改使用的。但是由于 word 文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个 pdf 版本。pdf版比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开 word，又没有 pdf 浏览器，就要寄希望于这张图片了！
10、无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，word、pdf、jpeg 视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用！
11、注意分段排版，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件！